ادارة المبيعات لشركة الاسمنت الليبية المساهمة – لا زالت تعمل

قبل الثورة في ليبيا، تم استثمار جهد كبير في تحديث عمليات ادارة المبيعات، فقد كان هنالك برنامجين متكاملين لادارة خطوات البيع و وحدات المبيعات عن طريق (المايكرو سوفت لنظام النافيجين) ووحدة التسليمات (المنطق).

كانت برامج المبيعات تقع أصلا على الشبكة المشتركة للشركة (وحدة تخزين وتوزيع) في بنغازي ولأسباب أمنية أصبحت مخزنة على الشبكة المشتركة للشركة (وحدة تخزين وتوزيع) في النمسا. ونظرا للأوضاع غير المستقرة وعدم انتظام التيار الكهربائي في بنغازي في الآونة الأخيرة فقد اتخذت وحدات التخزين والتوزيع النمساوية الدور الرئيسي في تخزين البيانات مع الاحتفاظ بنسخ احتياطية من قاعدة البيانات في النمسا أيضا. يمكن لمستخدمي البرنامج والبيانات في ليبيا والمكتب الاقليمي في الأردن الوصول للبرنامج من خلال مراكز البيانات المحلية في كل موقع الكتروني ومن خلال شبكة الانترنت أيضا. تتناول هذه الوحدة جميع العناصر الضرورية والمتنوعة الشاملة ل :

– اعداد حسابات الزبائن وحسابات المستخدمين والصلاحيات، الخ…

– انشاء الطلبيات.

– استلام الدفعات.

– الحفاظ على الأرصدة الدائنة.

– جدولة التسليمات.

– اصدار الفواتير.

– كتابة التقارير.

ومن ثم تقوم وحدة المبيعات بالتسليم الى وحدة التسليمات التي تقع في القبان (الموازين) في كل مواقع العمل في ليبيا. هذه الوحدة تتمكن من تعقب كميات الاسمنت المستلمة مقارنة بكل طلبية قبل تسليمها مرة أخرى الى وحدة المبيعات بحيث يمكن تحديث القبان (الموازين) واصدار ملاحظات التسليم واعداد تقارير المبيعات.

للأسف تعطل هذا النظام بشدة مع كل الاضطراب الموجود في شرق ليبيا منذ عام 2014. وتراكم هذا الخلل مع الاغلاق المؤقت للمصانع. أعيد تشغيل مصنع الفتائح في أيلول 2015. لسوء الحظ، أثر عدم الاستقرار في خدمات الانترنت و عدم انتظام التيار الكهربائي لمركز البيانات بشكل سلبي فمنعت استخدام وحدات المبيعات والتسليم بشكل سليم. وعلى الرغم من ذلك كان المصنع قادرا على انتاج وتسليم الاسمنت.

أجبرت دائرة المبيعات وجميع موظفيها على التكيف مع هذا الوضع الجديد. ومن خلال مناقشات مكثفة تم الاتفاق على اجراء التشغيل اليدوي وتطبيقه مع اعادة المباشرة بالتسليمات في نهاية أيلول 2015.

تم ارسال بيانات المبيعات عبر البريد الالكتروني بشكل دفعات على أساس يومي للمكتب الاقليمي في الاردن حيث تمت معالجتها، وترحيلها محاسبيا الى برنامج المبيعات ومن ثم حسابات العملاء العائدة لمكتب مبيعات الفتائح وبذلك تمكنت الدائرة من التشغيل. كان العمل في هذه الظروف صعبا جدا وكثير من الأخطاء حدثت بسبب استخدام نظام التشغيل اليدوي. ولكن على الرغم من كل ذلك لم تذهب كل الجهود المبذولة من قبل موظفي المبيعات سدى بل آتت أكلها وتم تحديد جميع الأخطاء وتصحيحها.

ومن خلال التنسيق الجيد بين الفتائح وبنغازي وعمان في العام الماضي قامت دائرة المبيعات بانجاز الآتي:

– حافظت على ابقاء وحدة المبيعات في المايكروسوفت لنظام النافيجين محدثة.

– حافظت على سلامة حسابات العملاء (مطابقة الكميات المطلوبة مع ارصدة الحسابات)

– حدثت حسابات الموظفين باستمرار (بدعم من السيد محمود كرم)

– حافظت على التنسيق الوثيق بين الانتاج والمبيعات (مع السيد محمود الجازوي)

– اجتمعت في عمان بانتظام على أساس ربع سنوي لتحضير ومراجعة أداء الدائرة والسياسات والاجراءات على نحو مشترك بين جميع الأطراف.

– أعدت تقارير دائرة التسويق والمبيعات للادارة على أساس شهري.

تم تحقيق الهدف المرجو في شهر تشرين الأول 2016. وذلك من خلال جهد كبير من قبل فريق تقنية المعلومات وتم اعادة تنشيط مركز البيانات و استعاد الانترنت ثباته. ومع توفر جميع هذه العناصر التشغيلية أعيدت وحدة المبيعات الى وضعها الطبيعي. في أوائل تشرين الثاني من عام 2016 أعيد نصب “وحدة المنطق” على القبان (الموازين) وبعد بعض المشاكل الا أنها الآن تعمل كما تم تصميمها. مع وضع كل هذه المشاكل وراء ظهورنا تم تعزيز التواصل اليومي ومجريات العمل بين المكاتب بشكل مستمر فعليا.

تركز الادارة على التطوير المستمر في جميع المستويات. هدفنا هو تقديم خدمة أفضل لعملائنا والحفاظ على ثقتهم بشركة الاسمنت الليبية من خلال اجراءاتنا وسياساتنا.

هو جهد ملحوظ من جميع الأطراف المعنية في ظروف صعبة للغاية،،، نشكركم…….

 

Go to Top